点検業務の効率化方法とは？課題と解決策

点検業務の効率化方法は、ビル管理を担う多くの企業・公共団体が抱える共通の課題でしょう。

近年、国内でもビル設備の高経年化や人手不足が深刻化する中、点検作業の効率化が急務となっています。
特に、アナログな作業プロセスや紙ベースの記録方法が業務全体の非効率性を招き、対応の遅れやヒューマンエラーといったリスクを生んでいます。

この記事では、点検業務を効率化するための最新の方法と導入メリットについてご紹介します。

点検業務の基本と現場の実態

ビル管理における点検業務の種類

ビル管理業務の中でも、設備や施設の点検作業は安全性・快適性を維持する上で欠かせない要素です。

主な点検業務としては、電気設備の保守点検、空調・給排水設備の点検、昇降機（エレベーター）の定期点検、防災設備の機能チェックなどが挙げられます。
これらは日常点検・定期点検・特別点検といった分類でスケジューリングされており、建築基準法や消防法などの法令に基づき、適切な時期に実施しなければなりません。

また、テナントや利用者の要望に応じてスポット的に実施される臨時点検も存在します。

こうした多様な点検作業は、現場の技術者や管理者の経験に依存するケースも多く、記録のばらつきや属人化の課題も顕在化しています。

点検対象となる設備と記録の重要性

点検対象となる設備は、建物の規模や用途によって異なりますが、一般的には以下のような項目が挙げられます。

• 電力供給設備（分電盤、変電設備、非常用電源など）
• 空調設備（冷暖房機器、空調ダクト、フィルター等）
• 給排水設備（ポンプ、配管、貯水槽、排水設備など）
• 防災設備（自動火災報知器、消火器、スプリンクラー設備）
• セキュリティ設備（監視カメラ、入退室管理装置など）

これらの設備が適切に機能しているかを定期的にチェックし、異常や劣化の兆候を見逃さないことが、ビル全体の保全につながります。

そして、点検結果の記録は非常に重要です。
これは、法令遵守だけでなく、後々のトラブル対応や修繕計画においても重要な判断材料となるためです。
しかしながら、現場ではいまだに紙のチェックシートに手書きで記録する方法が主流であり、データ管理の面で多くの課題を抱えています。

点検業務の効率化が求められる背景

人手不足と高齢化が進む現場

日本全国で少子高齢化が進行する中、ビル管理業界においても人材の確保は深刻な課題となっています。
特に点検業務の現場では、定年を迎えるベテラン作業員の退職が相次ぐ一方で、若手人材の確保が難航しています。
その結果として、現場は常に人手不足の状態にあり、一人あたりの業務負担が増加。

これにより、点検作業の質が低下したり、緊急対応が後手に回るといったリスクが発生しています。
また、高齢化が進むことで、体力や視力の衰えなどに起因する事故リスクも無視できません。

こうした人材構成の変化は、点検作業の属人化をさらに助長し、業務の持続可能性に不安を残しています。

このような状況下では、従来のやり方に頼るのではなく、より効率的かつ再現性のある業務設計が必要です。
点検業務の一部をデジタル化・自動化することで、限られた人材でも現場を回せる体制づくりが求められているのです。

アナログ作業による非効率とリスク

点検作業においては、いまだに紙のチェックシートを使用して手書きで記録を行うケースが多く見受けられます。
これにより、現場で収集された情報は本部に戻ってから手作業で入力されることになり、リアルタイムな情報共有が困難になります。
さらに、記録ミスや読み間違いなど、ヒューマンエラーも発生しやすい状況です。

こうしたアナログな作業は、現場の即応性や報告精度を大きく損なう要因となっています。
特に、複数の施設を管理しているようなビル管理会社においては、拠点間の情報格差や作業品質のばらつきが目立ち、管理レベルの均一化が課題となっています。

加えて、点検記録の保管・管理においても、紙の資料では検索性が低く、過去の履歴を活用した分析や傾向把握が困難です。
これではPDCAを回すことも難しく、結果的に改善活動が形骸化してしまう恐れがあります。

こうしたアナログな仕組みから脱却し、点検業務をより効率的に、かつ戦略的に運用するには、デジタルツールの導入が急務となっています。
たとえば、クラウド型点検記録ツール「ArcLib（アークリブ）」のようなサービスを活用すれば、現場からリアルタイムでデータを共有・分析でき、属人化の排除と業務効率化を同時に実現できます。

点検業務の主な課題

ヒューマンエラーの発生リスク

点検業務において最大の課題の一つが、作業員による「ヒューマンエラー」です。

たとえば、メーターの読み違いや記録漏れ、数値の転記ミスなど、目視と手書きによる作業が中心である現場では、こうしたミスが起きる可能性は常に付きまといます。

このようなエラーは、日常業務の中で見逃されがちですが、蓄積されることで大きなトラブルに発展することもあります。
たとえば異常値を見逃してしまい、故障や設備トラブルの早期発見が遅れることもあります。これは結果的に、設備修繕のコスト増やテナントからの信頼低下といった悪影響を招きます。

業務品質を維持するには、こうしたヒューマンエラーのリスクをいかに軽減できるかが重要なテーマとなります。

紙による記録管理の手間と精度低下

点検業務では、チェックシートへの手書き記録が主流であり、これが業務効率の大きな障害となっています。
記録のために現場と事務所を何度も行き来する必要があり、物理的な移動時間や記録の二重手間が発生します。

また、手書きの内容は読みづらかったり、記載ミスがあっても気づかれにくいという問題もあります。
さらに、過去の記録を探すにも紙ベースでは手間がかかり、保管スペースの確保も無視できません。

このように、紙媒体での運用は記録精度の低下や作業効率の低下を引き起こし、結果的に現場の生産性を阻害しています。

データの共有・分析に時間がかかる

点検記録をもとに現場の状況を把握し、適切な対応を行うには、情報の「迅速な共有」と「的確な分析」が欠かせません。
しかし、アナログでの情報管理が続いている現場では、データの転記・集計に時間がかかり、報告書の作成にも多大な工数がかかってしまいます。

特に複数拠点を持つビル管理会社では、拠点間での情報格差が発生しやすく、リアルタイムでの対応が難しくなることもあります。
また、蓄積したデータを十分に活用できず、設備の劣化傾向を見逃してしまうといったリスクも発生します。

こうした課題に対しては、クラウド上で点検情報を一元管理できるサービスの導入が効果的です。
たとえば「ArcLib（アークリブ）」のようなクラウド型点検記録ツールであれば、現場から即座にデータを共有でき、分析も自動化できるため、これまでのような時間的ロスやミスを大幅に削減することが可能になります。

点検業務の効率化方法

点検結果のデジタル化・クラウド活用

点検業務の効率化において、最も基本かつ効果的な施策が「点検記録のデジタル化」です。
従来の紙媒体による記録は、記入ミスや読み取り困難、記録の散逸といった問題がつきものでしたが、これをデジタルツールで一元管理することで、記録の正確性と検索性が大幅に向上します。

また、クラウドを活用することで、現場からのデータを即時に本部や管理者が確認でき、情報共有のタイムラグも解消されます。
さらに、蓄積されたデータを活用して傾向分析や点検周期の最適化を図るなど、管理業務の質を高める取り組みも可能になります。

モバイル端末による現場入力の導入

現場作業員が点検内容をその場でモバイル端末に入力する仕組みも、効率化には欠かせません。
これにより、紙のチェックシートへの記録→事務所での転記という二重作業が不要となり、作業時間と手間を大幅に削減できます。

モバイル端末の利用により、点検内容を写真付きで記録したり、異常時には即時アラートを発信するなど、リアルタイムでの対応が可能になります。
また、GPS機能を活用すれば、実施場所の記録も自動で行えるため、業務の透明性も向上します。

カメラ・センサーによる自動記録

さらなる効率化を目指すのであれば、カメラやIoTセンサーを活用した自動記録の導入が有効です。
たとえば、アナログメーターを定点カメラで撮影し、画像認識技術で数値を自動で読み取ることで、人手を介さずに点検記録を取得できます。

温湿度や電力使用量など、環境データを常時モニタリングできるIoTセンサーと連携すれば、異常値の自動検知や予防保守といった高度な管理も可能になります。

まとめ

点検業務の効率化は、単なる作業時間の短縮にとどまらず、現場の安全性向上や管理品質の向上、さらには人材不足への対応といった多くの経営課題解決にもつながる重要なテーマです。

現場でのヒューマンエラーや紙媒体による非効率な記録管理、情報共有の遅延といった課題は、いずれも「デジタル化」と「自動化」によって大きく改善できる領域です。
特に、モバイル端末を活用したリアルタイム入力や、クラウドによる一元管理、カメラ・センサーによる自動記録の仕組みは、点検業務の標準化と再現性向上に直結します。

こうした効率化を無理なく実現できるのが、クラウド型点検記録サービス「ArcLib（アークリブ）」です。直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたArcLibを導入することで、今の業務スタイルを大きく変えることなく、スムーズにDX化を進めることが可能です。

まずは、1ヵ月間の無料トライアルを活用して、自社の点検業務にどのような変化がもたらされるかを実際に体験してみてはいかがでしょうか。